Betriebskostenabrechnung: Frist für Vermieter

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Sie müssen die Betriebskostenabrechnung (umgangssprachlich Nebenkostenabrechnung) spätestens zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums an den Mieter mitteilen (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei Abrechnung nach Kalenderjahr ist das für 2025 der 31. Dezember 2026. Danach können Sie in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen. Entscheidend ist der Zugang beim Mieter.

Bis wann muss die Abrechnung beim Mieter sein?

Das Gesetz verlangt, dass die Abrechnung dem Mieter spätestens zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt wird (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Die Vorauszahlungen sind jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB), was meist das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum voraussetzt. Es ist allerdings auch ein anderer Zwölf-Monats-Zeitraum möglich, zum Beispiel von Juli bis Juni.

Abrechnungszeitraum Ende des Zeitraums Abrechnung spätestens beim Mieter am
01.01.2025 bis 31.12.2025 31.12.2025 31.12.2026
01.01.2026 bis 31.12.2026 31.12.2026 31.12.2027
01.07.2025 bis 30.06.2026 30.06.2026 30.06.2027

Die Abrechnung und die Zwölf-Monats-Frist betreffen nur Betriebskosten, für die Vorauszahlungen vereinbart sind (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Haben Sie mit dem Mieter eine Betriebskostenpauschale oder eine Inklusivmiete vereinbart, in der die Betriebskosten bereits enthalten sind (§ 556 Abs. 2 BGB), rechnen Sie sie nicht separat ab. Es gibt dann weder eine Nachzahlung noch ein Guthaben. Eine Ausnahme sind Heizung und Warmwasser: Dort geht die Heizkostenverordnung den Vereinbarungen vor (§ 2 HeizkostenV), und die Kosten sind in der Regel nach Verbrauch abzurechnen.

Wichtig ist der Zugang beim Mieter. Es genügt nicht, die Abrechnung rechtzeitig abzuschicken. Sie muss innerhalb der Frist beim Mieter angekommen sein. Das Risiko des Postwegs trägt der Vermieter, und bei einem zur Post gegebenen Brief spricht kein Anscheinsbeweis dafür, dass er angekommen ist (BGH, Urteil vom 21.01.2009, VIII ZR 107/08).

Verlassen Sie sich deshalb nicht auf den letzten Tag. Planen Sie so, dass die Abrechnung mehrere Wochen vorher beim Mieter ist, und sorgen Sie dafür, dass Sie den Zugang später beweisen können. Das sind Praxistipps, keine gesetzlichen Vorgaben:

  • Bote: Ein Bote wirft die Abrechnung ein und kann später als Zeuge bestätigen, dass sie zugestellt wurde. Ein Foto des Briefes zusammen mit dem Namen am Briefkasten ist eine zusätzliche Dokumentation.
  • Einwurfeinschreiben: Die Post stellt einen Auslieferungsbeleg aus.
  • Selbst einwerfen: Auch das ist möglich, am besten mit Zeugen und Foto.
  • Gerichtsvollzieher: Das ist die sicherste Art der Zustellung. Dafür fallen Gebühren und Auslagen an, und die Zustellung braucht etwas Vorlauf. Fragen Sie vorab nach den aktuellen Kosten und der Dauer.

Letzteres ist speziell dann ratsam, wenn Sie bereits vorher Probleme mit dem Mieter hatten und die Möglichkeit eines Streits im Raum steht.

Welche Rechnungen gehören in welches Jahr?

Der Abrechnungszeitraum endet an seinem letzten Tag, bei einer Abrechnung nach Kalenderjahr endet demnach die Abrechnungsperiode am 31. Dezember. Damit beginnt die Zwölf-Monats-Frist für die Abrechnung. Davon zu unterscheiden ist eine andere Frage: Welche Kosten gehören überhaupt in den Zeitraum? Das ist wichtig, wenn eine Rechnung erst nach Jahresende bezahlt wird, zum Beispiel wenn ein Winterdienst im Dezember die Leistung erbracht hat, die Rechnung dafür aber erst im Februar gestellt und bezahlt wird.

Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Leistungsprinzip: Sie ordnen jede Rechnung dem Zeitraum zu, in dem die Leistung erbracht wurde. Wann Sie bezahlt haben, spielt keine Rolle.
  • Abflussprinzip: Sie ordnen jede Rechnung dem Zeitraum zu, in dem Sie sie bezahlt haben. Wann die Leistung erbracht wurde, spielt keine Rolle.
Prinzip Es zählt, ... Winterdienst im Dezember 2025, bezahlt im Februar 2026
Leistungsprinzip wann die Leistung erbracht wurde gehört in die Abrechnung 2025
Abflussprinzip wann Sie die Rechnung bezahlt haben gehört in die Abrechnung 2026

Beispiel: Der Winterdienst hat im Dezember 2024 geräumt und die Rechnung über 250 Euro wurde am 10.02.2025 bezahlt. Im Dezember 2025 wurde ebenfalls die Leistung erbracht und die Rechnung über 300 Euro wurde am 10.02.2026 bezahlt. Für die Abrechnung 2025 setzen Sie an:

  • nach dem Leistungsprinzip 300 Euro, denn diese Leistung wurde im Dezember 2025 erbracht,
  • nach dem Abflussprinzip 250 Euro, denn diese Rechnung haben Sie im Februar 2025 bezahlt.

Der Einfachheit halber betrachtet das Beispiel nur diese beiden Rechnungen. Auf Dauer gleicht sich der Unterschied aus. Beim Abflussprinzip enthält jede Abrechnung die Dezember-Rechnung des Vorjahres, beim Leistungsprinzip die des laufenden Jahres. Nur im ersten Jahr nach einem Wechsel des Prinzips fehlt eine Rechnung oder kommt doppelt vor.

Das Gesetz schreibt Ihnen keines der beiden Prinzipien vor. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass Sie auch nach dem Abflussprinzip abrechnen dürfen. Dann setzen Sie die Beträge an, die Sie im Abrechnungsjahr tatsächlich gezahlt haben, abzüglich der Gutschriften und Erstattungen, die Sie im selben Jahr erhalten haben. Es zählt also der Saldo aller Zahlungen dieses Jahres, auch wenn ein Teil davon noch das Vorjahr betrifft. Eine Gutschrift des Versorgers für das Vorjahr mindert damit die Kosten des Jahres, in dem sie bei Ihnen eingeht.

Entschieden hat der BGH das für Wasser- und Abwasserkosten (BGH, Urteil vom 20.02.2008, VIII ZR 49/07). Der Wasserversorger rechnete dort nicht zum 31. Dezember ab, sondern in einem eigenen Turnus, zum Beispiel von September bis Juli. Nach dem Leistungsprinzip hätte der Vermieter die Abrechnung des Versorgers abwarten müssen, und eine zeitnahe Abrechnung für den Mieter wäre nicht möglich gewesen. Außerdem hätte er die Beträge den Kalenderjahren zuordnen müssen, etwa durch Schätzung oder eine zusätzliche Ablesung zum Jahresende. Das hielt der BGH für unzumutbar.

Seine Begründung lässt sich auf andere laufende Kosten wie den Winterdienst übertragen. Ein eigenes Urteil dazu haben wir nicht gefunden. Konkret bedeutet das: Nach dem Abflussprinzip nehmen Sie die Summe aller im Jahr überwiesenen Beträge, zum Beispiel für Wasser und Abwasser, und setzen sie in der Betriebskostenabrechnung dieses Jahres an.

Beim Abflussprinzip verschiebt sich die Zuordnung um ein Jahr. Zieht ein Mieter zum 1. Januar ein, trägt er die Zahlungen, die für den Verbrauch seines Vorgängers anfallen, und profitiert auch von dessen Gutschriften. Bei gleichbleibenden Kosten gleicht sich das in der Summe weitgehend aus. Ob das im Einzelfall noch eine hinnehmbare Ungenauigkeit ist, hat der BGH offen gelassen. Bei hohen Beträgen, etwa einer großen Gutschrift, sollten Sie das mit einem Mieterverein oder einer Rechtsberatung klären.

Heizkosten: ein Sonderfall

Für Heizkosten gilt das Abflussprinzip nicht. Sie dürfen nicht einfach ansetzen, was Sie im Jahr an den Brennstofflieferanten gezahlt haben. Anzusetzen sind die Kosten des Brennstoffs, der im Abrechnungszeitraum tatsächlich verbraucht wurde (BGH, Urteil vom 01.02.2012, VIII ZR 156/11). Wie Sie den Verbrauch ermitteln, Heizöl und Gas bewerten, die Kosten verteilen und was bei Fehlern gilt, steht im Artikel Heizkostenabrechnung für Vermieter.

Mieterwechsel im Abrechnungszeitraum

Der BGH hat offen gelassen, ob der Vermieter in besonders gelagerten Fällen eines Mieterwechsels nach Treu und Glauben nicht nach dem Abflussprinzip abrechnen darf. Das Risiko betrifft also vor allem Jahre, in denen ein Mieter ein- oder auszieht.

Ein Praxistipp: Entscheiden Sie sich für ein Prinzip und wenden Sie es für das ganze Haus und alle Mieter an, auch in den Folgejahren. Ein Wechsel, auch nur für einen einzelnen Mieter, kann dazu führen, dass eine Rechnung doppelt oder gar nicht in eine Abrechnung kommt. Ziehen in Ihrem Haus häufig Mieter ein und aus, klären Sie vorab mit einem Mieterverein oder einer Rechtsberatung, welches Prinzip für Sie passt. Beim Leistungsprinzip müssen die Rechnungen außerdem rechtzeitig vor Erstellung der Abrechnung vorliegen.

Was passiert, wenn die Frist verpasst ist?

  • Nachzahlungen sind ausgeschlossen. Nach Ablauf der Frist können Sie keine Nachforderung mehr geltend machen. Ausgenommen sind Fälle, in denen Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB).
  • Ein Guthaben des Mieters bleibt bestehen. Ergibt die Abrechnung ein Guthaben für den Mieter, müssen Sie es auch nach Fristablauf auszahlen (vgl. Berliner Mieterverein).
  • Korrekturen zu Lasten des Mieters sind in der Regel nur innerhalb der Frist möglich. Entdecken Sie nach Fristablauf einen Fehler, darf sich die Korrektur nach der Darstellung des Berliner Mietervereins nicht mehr zum Nachteil des Mieters auswirken.
  • Formelle Mängel sind besonders gefährlich. Eine Abrechnung, die die formellen Anforderungen nicht erfüllt (siehe unten), kann nach Fristablauf nicht mehr nachgebessert werden (BGH, Urteil vom 08.12.2010, VIII ZR 27/10, laut Haufe).

Auf die Ausnahme für unverschuldete Verspätung sollten Sie sich nicht verlassen. Im Streitfall müssen Sie selbst darlegen können, dass Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben.

Hilft es, wenn die Hausverwaltung zu spät liefert?

Nicht automatisch. Die Verspätung der Verwaltung entschuldigt Sie nur, wenn Sie konkret belegen können, was Sie selbst rechtzeitig unternommen haben. Der Bundesgerichtshof hat 2017 für den Eigentümer einer vermieteten Eigentumswohnung entschieden (BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15):

  • Sie müssen den Mieter auch dann innerhalb der Frist abrechnen, wenn die Eigentümerversammlung die Jahresabrechnung der Verwaltung noch nicht beschlossen hat. Der Beschluss ist keine Voraussetzung für die Abrechnung gegenüber dem Mieter.
  • Der Verwalter der Eigentümergemeinschaft ist als solcher nicht Ihr Erfüllungsgehilfe für die Abrechnung gegenüber dem Mieter. Sein Verschulden wird Ihnen deshalb nicht ohne Weiteres zugerechnet.
  • Sie müssen aber konkret darlegen, was Sie selbst getan haben, um die rechtzeitige Abrechnung sicherzustellen. Im entschiedenen Fall genügte es nicht, auf einen Verwalterwechsel und die späte Fertigstellung hinzuweisen. Nach den Entscheidungsgründen war es dem Vermieter zumutbar, den Verwalter rechtzeitig vor Fristablauf zur Vorlage aufzufordern. Als Miteigentümer können Sie Einsicht in die Unterlagen nehmen und notfalls gerichtlich vorgehen. Die Nachforderungen waren daher ausgeschlossen.

Fordern Sie die Unterlagen Ihrer Verwaltung deshalb früh und schriftlich an. Notieren Sie das genaue Datum Ihrer Nachfrage. Hat die Gemeinschaftsverwaltung ausdrücklich den Auftrag, auch Ihre Mieter abzurechnen, müssen Sie sich deren Fehler und Verspätungen unter Umständen zurechnen lassen. Die Frist aus § 556 Abs. 3 BGB richtet sich in jedem Fall an Sie als Vermieter.

Zieht der Mieter während des Jahres aus?

Dann müssen Sie nicht sofort abrechnen. Das Gesetz sagt ausdrücklich, dass Sie nicht zu Teilabrechnungen verpflichtet sind (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB). Die Kosten des Auszugsjahres fließen anteilig in die reguläre Abrechnung für den ganzen Abrechnungszeitraum ein, denn die Frist bezieht sich auf das Ende des Abrechnungszeitraums, nicht auf den Auszug.

Zwei Dinge sind trotzdem wichtig:

  • Halten Sie beim Auszug die Zählerstände fest. Wie das im Übergabeprotokoll geht, steht in der Checkliste zum Wohnungsübergabeprotokoll.
  • Lassen Sie sich die neue Anschrift des Mieters geben. Ohne sie können Sie ihm die Abrechnung nicht zustellen und eine Nachzahlung nicht geltend machen.

Was gehört in die Abrechnung?

Das Gesetz nennt keine Formularvorgabe. Nach der ständigen Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs gehören bei Häusern mit mehreren Wohnungen in der Regel diese vier Angaben hinein (bestätigt zum Beispiel im BGH-Urteil vom 29.01.2020, VIII ZR 244/18):

  1. die Zusammenstellung der Gesamtkosten,
  2. die Angabe und, soweit zum Verständnis nötig, die Erläuterung des Verteilerschlüssels,
  3. die Berechnung des Anteils des Mieters,
  4. der Abzug der Vorauszahlungen des Mieters.

Fehlt eine dieser Angaben, kann die Abrechnung formell unwirksam sein (siehe oben). Im Zweifel erläutern Sie lieber einen Schlüssel zu viel als zu wenig. Auf Verlangen müssen Sie dem Mieter Einsicht in die Belege geben, die der Abrechnung zugrunde liegen. Sie dürfen die Belege auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB).

Welche Kosten dürfen Sie umlegen?

Der Mieter trägt Betriebskosten nur, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 BGB). Betriebskosten sind laufend entstehende Kosten, die durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes entstehen. Welche das sind, listet § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) in 17 Gruppen auf, zum Beispiel öffentliche Lasten des Grundstücks (Grundsteuer), Wasser, Entwässerung, Heizung, Warmwasser, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung und Hauswart. Gruppe 17 fängt sonstige Betriebskosten auf, die es in keiner der anderen Gruppen gibt. Auch für diese Kosten gilt: Sie sind nur umlagefähig, wenn der Mietvertrag es vorsieht.

Nicht umlagefähig sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV:

  • Verwaltungskosten, also Kosten für Personal und Einrichtungen der Verwaltung, auch Ihre eigene Verwaltungsarbeit,
  • Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, also Aufwendungen, um Mängel durch Abnutzung, Alter oder Witterung zu beseitigen, damit das Gebäude weiter wie vorgesehen genutzt werden kann. Laufende Wartung und Pflege, die in § 2 BetrKV genannt ist, etwa die Gartenpflege, bleibt umlagefähig.

Wenn Sie eine Eigentumswohnung vermieten, stehen in der Hausgeldabrechnung auch solche Posten, zum Beispiel die Verwaltervergütung und die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage. Sie gehören nach § 1 Abs. 2 BetrKV nicht in die Abrechnung für den Mieter.

Rechnen Sie nicht damit, dass ein Fehler unentdeckt bleibt! Der Mieter hat das Recht, die Belege einzusehen, die der Abrechnung zugrunde liegen. Das gilt auch für die Zahlungsbelege. Verweigern Sie ihm die Einsicht, darf er die Nachzahlung zurückhalten, solange die Einsicht verweigert wird (BGH, Urteil vom 09.12.2020, VIII ZR 118/19).

Der Mieter kann Einwendungen nur innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang erheben (§ 556 Abs. 3 Sätze 5 und 6 BGB). Das gilt grundsätzlich auch für Kosten, die gar nicht umlagefähig sind. Der BGH hat dem Vermieter aber in einem Fall die Berufung auf diese Frist versagt. Dieser hatte seiner Abrechnung die WEG-Jahresabrechnung beigefügt, in der die Posten ausdrücklich als nicht umlagefähig ausgewiesen waren. Deshalb musste er sie zurückzahlen, auch als die Frist schon längst verstrichen war (BGH, Urteil vom 11.05.2016, VIII ZR 209/15). Prüfen Sie daher genau, welche Kosten umlagefähig sind und welche nicht, und rechnen Sie die nicht umlagefähigen Posten klar heraus.

Nach welchem Schlüssel wird verteilt?

Ohne abweichende Vereinbarung werden die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt (§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB). Eine Ausnahme gilt für Kosten, die vom Verbrauch abhängen und deren Verbrauch gemessen wird. Dann muss der Schlüssel den unterschiedlichen Verbrauch der Mieter berücksichtigen (§ 556a Abs. 1 Satz 2 BGB). Das betrifft vor allem Wasser, Heizung und Warmwasser, die in der Praxis nach Zählern oder Heizkostenverteilern abgerechnet werden.

Gibt es nur einen zentralen Wasserzähler für das Haus und keine Zähler in den Wohnungen, dürfen Sie das Wasser nach Wohnfläche abrechnen. Es wird dann kein Verbrauch der einzelnen Mieter erfasst. Auch wenn nur einzelne Wohnungen einen Zähler haben, müssen Sie nicht nach Verbrauch abrechnen, solange nicht alle Mietwohnungen des Gebäudes mit Zählern ausgestattet sind (BGH, Urteil vom 12.03.2008, VIII ZR 188/07). Für Heizung und Warmwasser gilt das nicht, dort schreibt die Heizkostenverordnung die Verteilung nach gemessenem Verbrauch vor (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV, siehe unten).

Möchten Sie später auf eine Abrechnung nach Verbrauch umstellen, können Sie das in Textform erklären, wenn bisher etwas anderes vereinbart war. Die Erklärung muss vor Beginn eines Abrechnungszeitraums erfolgen (§ 556a Abs. 2 BGB). Waren die Kosten bisher in der Miete enthalten, muss die Miete entsprechend sinken.

Bei Heizung und Warmwasser haben Sie keine Wahl: Die Heizkostenverordnung verpflichtet Sie, den Verbrauch jedes Mieters zu erfassen (§ 4 Abs. 1 HeizkostenV) und die Kosten zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach diesem Verbrauch zu verteilen (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Eine Abrechnung nur nach Wohnfläche ist deshalb nicht erlaubt. Verstoßen Sie dagegen, darf der Mieter seinen Anteil kürzen. Die Einzelheiten, die Ausnahmen und das Kürzungsrecht erklärt der Artikel Heizkostenabrechnung für Vermieter.

Vermieten Sie eine Eigentumswohnung?

Dann gilt eine Sonderregel. Die Verwaltung verteilt die Kosten innerhalb der Eigentümergemeinschaft oft nach Miteigentumsanteilen (MEA). Seit dem 1.12.2020 gilt bei vermietetem Wohnungseigentum: Haben Sie mit dem Mieter nichts anderes vereinbart, werden die Betriebskosten nach dem Maßstab umgelegt, der unter den Wohnungseigentümern gilt (§ 556a Abs. 3 BGB in der Fassung des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes). Das kann also auch der MEA-Maßstab sein. Nur wenn dieser Maßstab billigem Ermessen widerspricht, gilt wieder der Maßstab nach Absatz 1, also die Wohnfläche.

In der Praxis heißt das: Sie müssen die Kosten gegenüber dem Mieter nicht grundsätzlich auf Quadratmeter umrechnen. Steht im Mietvertrag nichts anderes, übernehmen Sie den Schlüssel der Eigentümergemeinschaft. Haben Sie im Mietvertrag einen anderen Schlüssel vereinbart, etwa die Wohnfläche, gilt dieser.

Eine solche Vereinbarung kann auch stillschweigend entstehen. Haben Sie jahrelang nach Wohnfläche abgerechnet und hat der Mieter die Nachforderungen widerspruchslos bezahlt, bleibt es nach einer Kommentierung bei der Wohnfläche, bis Sie die Vereinbarung ändern (Haufe, Kommentierung zu § 556a BGB). Heizung und Warmwasser rechnen Sie weiterhin nach Verbrauch ab.

Ob ein Maßstab „billigem Ermessen widerspricht“, hängt vom Einzelfall ab. Halten Sie den MEA-Schlüssel gegenüber dem Mieter für unangemessen, lassen Sie sich beraten, bevor Sie davon abweichen.

Schritt für Schritt zur Abrechnung

  1. Abrechnungszeitraum und Frist festlegen. Notieren Sie das späteste Zugangsdatum (Ende des Abrechnungszeitraums plus zwölf Monate) und legen Sie einen früheren, eigenen Termin fest.
  2. Unterlagen anfordern. Bei einer vermieteten Eigentumswohnung fordern Sie die Abrechnung der Verwaltung früh und schriftlich an. Sammeln Sie bei eigenen Kosten, zum Beispiel Grundsteuer, die Bescheide und Rechnungen.
  3. Umlagefähige Kosten herausfiltern. Prüfen Sie jede Position anhand des Mietvertrags und der BetrKV. Verwaltung und Instandhaltung bleiben draußen. Entscheiden Sie dabei, ob Sie nach Leistungs- oder Abflussprinzip abrechnen, und ordnen Sie Rechnungen rund um den Jahreswechsel entsprechend zu.
  4. Verteilen. Wenden Sie den vereinbarten oder gesetzlichen Schlüssel an, Verbrauchskosten nach Verbrauch.
  5. Vorauszahlungen abziehen. Das Ergebnis ist die Nachzahlung oder das Guthaben.
  6. Prüfen. Stimmen Summen, Zeitraum, Mietername und Anschrift? Kommt der Mieter mit seinem Anteil auf einen plausiblen Betrag?
  7. Zustellen und dokumentieren. Stellen Sie die Abrechnung nachweisbar zu und notieren Sie das Datum.
  8. Belege bereithalten. Der Mieter kann Einsicht verlangen.

Häufige Fehler

  • Frist nicht eingetragen. Wer das Datum nicht notiert oder erinnert wird, merkt es zu spät. Die Folge ist der Verlust der Nachforderung.
  • Auf die Verwaltung verlassen. Die Verwaltung der Gemeinschaft rechnet mit der Gemeinschaft ab, nicht mit Ihrem Mieter. Fragen Sie rechtzeitig nach.
  • Nicht umlagefähige Kosten aufgenommen. Verwaltung, Instandhaltung und die Rücklagenzuführung gehören nicht in die Abrechnung.
  • Falscher Schlüssel. Prüfen Sie, was im Mietvertrag steht, und bei einer vermieteten Eigentumswohnung, welcher Maßstab in der Gemeinschaft gilt.
  • Abrechnung am Fristende abgeschickt. Entscheidend ist der Zugang, und Sie tragen das Risiko.
  • Anschrift des ausgezogenen Mieters fehlt. Ohne Anschrift kommt die Abrechnung nicht an.

Checkliste

Wohnakte Ratgeber · Checkliste

Betriebskostenabrechnung: Frist für Vermieter

www.wohnakte.app/ratgeber/betriebskostenabrechnung-12-monats-frist/ · Stand: 28. Oktober 2026

Häufige Fragen

Betriebskostenabrechnung oder Nebenkostenabrechnung: Ist das dasselbe?

Ja. „Nebenkostenabrechnung“ ist die Alltagssprache, das Gesetz spricht von Betriebskosten (§ 556 BGB).

Gehört eine Rechnung vom Dezember, die ich erst im Februar bezahle, noch in die Abrechnung des alten Jahres?

Das hängt vom Prinzip ab. Nach dem Leistungsprinzip ja, weil die Leistung im alten Jahr erbracht wurde. Nach dem Abflussprinzip nein, weil Sie erst im neuen Jahr gezahlt haben. Beides ist grundsätzlich zulässig (BGH, Urteil vom 20.02.2008, VIII ZR 49/07). Heizkosten rechnen Sie dagegen immer nach dem Verbrauch im Abrechnungszeitraum ab, nicht nach den gezahlten Rechnungen.

Wie lange hat der Mieter Zeit für Einwendungen?

Der Mieter muss Einwendungen spätestens zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Danach kann er sie nicht mehr geltend machen, außer er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Sätze 5 und 6 BGB).

Muss ich sofort abrechnen, wenn der Mieter auszieht?

Nein. Sie sind nicht zu Teilabrechnungen verpflichtet (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB). Rechnen Sie aber innerhalb der Frist für den gesamten Abrechnungszeitraum ab.

Gilt die Frist auch, wenn die WEG-Abrechnung noch nicht beschlossen ist?

Ja. Nach dem BGH ist der Beschluss der Eigentümer keine Voraussetzung für die Abrechnung gegenüber dem Mieter (BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15).

Muss ich Belege vorlegen?

Auf Verlangen des Mieters müssen Sie Einsicht in die Belege gewähren. Sie dürfen sie elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB).

Quellen

Über den Autor

Christian Lipp verwaltet selbst ein Mehrfamilienhaus mit 28 Einheiten und hat Wohnakte entwickelt, um Vermietung und WEG-Verwaltung im Alltag in den Griff zu bekommen. Mehr über Wohnakte

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Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ist keine Rechtsberatung. Er kann nicht jeden Einzelfall berücksichtigen. Gesetze und Rechtsprechung ändern sich, maßgeblich ist der angegebene Stand. Im Zweifel sollten Sie sich Rat bei einer Rechtsanwältin oder einem Rechtsanwalt oder bei Ihrem Eigentümerverband holen.

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